حسابداری شرکتهای پخش مویرگی با توجه به مارژین و حاشیه سود پایین در این شرکتها از اهمیت بالایی برخوردار است. از این رو آموزش حسابدرای شرکتهای پخش و مدیریت پخش مویرگی باید در سرفصل آموزشی حسابداری شرکت های پخش مواد غذایی قرار گیرد.

این محتوا با هدف آشنایی با کلیات مباحث حسابداری فروش و اهمیت کنترل شاخص‌های مالی و حسابداری برای مدیران فروش و سرپرستان فروش در شرکت‌های پخش مویرگی با نگرش مواد غذایی تدوین‌ شده است.

حسابداری شرکت پخش کالا

یکی از چالش‌های سرپرست فروش یا مدیر فروش ایجاد رابطه درآمدزایی و سود و زیان با مقوله فروش است واحد فروش این گلایه را از واحد مالی دارد که همیشه دست و پای فروش را برای تحقق بودجه می‌بندد.

در این میان مدیر فروش یک شرکت پخش مویرگی باید علاوه بر تحقق بودجه فروش، پاسخگوی میزان سود و زیان نیز باشد.

شرکت‌های پخش مویرگی ممکن است به‌ صورت نمایندگی،‌ شعب مستقل و یا دفتر غیرمستقل ( فرق شعبه مستقل با دفتر در داشتن صورت‌های مالی سود و زیان و همچنین دفاتر قانونی ثبت‌شده می‌باشد) فعالیت نمایند.

در سال‌های اخیر با گسترش نرم‌ افزارحسابداری پخش مویرگی از قبیل هلو، پارمیس، همکاران سیستم، تدبیر سعی شده است عملیات حسابداری فروش در شرکت های پخش مویرگی با سایر واحدهای فروش یکپارچه‌ سازی شود.

از بین نرم‌افزارهای مالی، آنهایی بیشترین محبوبیت را دارند که به‌ صورت یکپارچه با زیرسیستم‌های عملیاتی پخش مویرگی در تعامل باشند و حسابداران و مدیران مالی بتوانند برنامه‌ ریزی بهتری برای مدیریت و حسابداری شرکتهای پخش مویرگی داشته باشند.

آنچه در کدینگ حسابداری شرکتهای پخش مهم است داشتن یک کدینگ حسابداری پخش مویرگی استاندارد است تا بتوان بر اساس آن زیرسیستم‌هایی از قبیل بازرگانی، حقوق و دستمزد، انبار، صندوق، و… را از نظر هزینه و درآمد تفکیک کرد.

عملکرد هر شعبه باید به تفکیک مراکز هزینه شامل فروش – توزیع – مالی واداری – انبار و.. ارائه شود .

نقش حسابداری فروش در محاسبه سود و زیان

واحد حسابداری در شرکت‌های پخش مواد غذایی با توجه به اینکه این گروه از شرکت‌های پخش از چند جنبه مهم هستند، بسیار مهم و حیاتی است.

۱- حاشیه سود یا مارژین یا مارجین پایین در مقایسه با سایر شرکت‌های پخش.
۲- تنوع و گستردگی سبد ارائه‌شده به مشتریان.
۳- پوشش بالایی از خرده‌فروشان و فروشگاهی مواد غذایی.
۴- تعداد بالایی تراکنش مالی به دلیل ارزان بودن سبد عرضه‌شده و تعداد مشتریان.

البته قابل‌ذکر است که دو رفتار در حسابداری شرکت‌های پخش مواد غذایی وجود دارد

♦ برخی از شرکت‌ها، فرایند عملیات توزیع و پخش توسط پیمانکاران توزیع انجام‌ شده و درواقع شرکت بابت توزیع محصولات یک حق‌الزحمه به‌ صورت تناژی یا ریالی و یا ترکیبی از هر دو به این پیمانکاری می‌دهد مانند

♦ در برخی دیگر از شرکتها، تراکنش به عهده فروشندگان شرکت است مانند شرکت کاله و شرکت میهن و شرکت شیرین عسل و…..

وظایف واحد حسابداری شرکتهای پخش مویرگی

حسابداری فروش با محاسبه برخی از شاخص‌ها و ارائه گزارش به محاسبه عملکرد فروش می‌پردازد

۱- حسابداری فروش بهای تمام‌ شده کالای فروش رفته.
۲- سود و زیان فروش.
3- گزارش دوره عملیات فروش شامل دوره گردش کالا در انبار- دوره وصول مطالبات.
4- حاشیه سود اقلام کالاها مانند کالای های کند گردش و تند گردش، کالای های با سود بالا و کالاهای با سود پایین.
۵- محاسبه میزان هزینه‌های ثابت و متغیر و درآمدهای عملیاتی.
۶- محاسبه حقوق و دستمزد.
۷- محاسبه عملکرد پیمانکاران توزیع در شرکت‌هایی که گردش مالی توسط پیمانکاری توزیع انجام می‌شود.
۸- تنظیم ترازنامه در شرکت‌های پخش مواد غذایی که دارای صورت‌های مالی مستقل هستند[/su_box]

بهبود عملیات فروش با نگرش حسابداری فروش

یکی از ضعف‌های حوزه مدیران فروش و سرپرستان فروش عدم تسلط کافی در حوزه حسابداری فروش شرکتهای پخش مویرگی است.

در صورتی‌ که این دانش به‌ قدر کافی وجود داشته باشد کمترین اختلاف بین واحد فروش و مالی در فرایند عملیات زنجیره تأمین و توزیع کالا به وجود می‌آید.

سود در خرید است نه درفروش

این عبارت شعار واحد حسابداری در شرکت‌های پخش است که در واقع با توجه به مارژین یا حاشیه سود پایین شرکت‌های پخش مویرگی مواد غذایی با تغییر در برخی از شاخص‌های خرید اعم از

• میزان خرید
• نحوه تسویه‌ حساب
• میزان مارژین یا مارجین یا حاشیه سود کالای خریداری‌ شده
• خواب کالا در انبار
• میزان گردش کالا

می‌تواند در شاخص قیمت تمام‌ شده کالای فروش رفته مؤثر باشد.

اگر واحد مالی در هنگام ورود کالا به انبار قیمت خریداری‌ شده را با توافق صورت گرفته تطبیق ندهد امکان دارد تأمین‌ کننده بخواهد در مواردی قیمت کالا را بالاتر محاسبه نماید.

اگر واحد حسابداری با واحد انبار در تعریف سیستم فایفو (اولین صادره از اولین وارده ) و یا لایفو (اولین صادره از آخرین وارده ) هماهنگ نباشد امکان دارد که کالایی با قیمت بیشتر خریداری‌ شده ولی با قیمت کمتری به فروش رود.

مهم‌ترین شاخصهای حسابداری شرکتهای پخش مویرگی

۱- قیمت تمام‌ شده کالای خریداری‌ شده
۲- قیمت تمام‌ شده کالای فروش رفته
۳- قیمت ضایعات برگشتی از بازار
۴- سود و زیان کد کالایی
۵- مانده وصول مطالبات در بازار و انطباق با سقف بدهی تعیین‌ شده
۶-تعداد چک‌های رسید نشده و میزان کالای رسید شده
۷-صورت‌ وضعیت بدهی و درآمد شرکت
۸-انحراف از عملکرد بودجه ریالی
۹- طبقه بندی مشتریان از نظر مانده بدهی و طلبکاران شرکت

نقاط کنترلی مدیران و سرپرستان فروش شرکتهای پخش مویرگی مواد غذایی

با توجه به اینکه تعداد مشتریان در شرکت‌های پخش مویرگی مواد غذایی در سطح بالایی است تراکنش روزانه به تعداد فاکتورهای صادره می‌باشد.

اگرچه در پخش مواد غذایی هم دو دسته محصولات وجود دارد، محصولاتی مثل کنسرو- رب- تن ماهی و… که کند فروش محسوب می‌شوند.

محصولاتی مثل ماست، دوغ، شیر و.. که تند فروش محسوب می‌شوند.

با توجه به اینکه محصولات تند فروش از تور سفارش گیری زودتری به نسبت به محصولات کند فروش برخوردار است در نتیجه تعداد دفعات تراکنش بیشتری برای شرکت ایجاد می کنند

منظور از تور ویزیت  تعداد مراجعات یک فروشنده به یک مشتری در طول یک دوره تعریف‌ شده است که از یک هفته تا یک ماه  بسته به صنعت می تواند تعریف گردد.

 نحوه تسویه‌ حساب در شرکت‌های پخش مویرگی مواد غذایی با چند رویکرد جهت در بازار انجام می شود.

۱- شرکت‌هایی که مطالبات بر عهده نماینده شرکت و پیمانکاران (عوامل توزیع) است.
۲- شرکت‌هایی که مطالبات بر عهده فروشنده شرکت می‌باشد.
۳- شرکت‌هایی که از هر دو روش در فروش استفاده می‌شود.

رعایت اولیه این نکات می‌تواند در کاهش سوخت وجه در بازار و همچنین کنترل مطالبات به‌موقع شایان توجه باشد.

۱- حتماً در خصوص اخذ تضمین معتبر بانکی و یا ملکی تاکید نماید.

۲- میزان سقف بدهی فروشندگان و پیمانکاری یا نمایندگان حداکثر ۸۰ درصد وجه تضمین باشد (در تضمین بانکی و ملکی ) زیرا با وجود برخی از تعطیلات رسمی امکان واریز وجه وجود ندارد و عملاً با باز بودن فاکتور فروش میزان بدهی از سقف تعیین‌ شده بالاتر می‌رود.

۳- تحقیق نماید که بیشترین چک برگشتی مربوط به کدام بانک، شبعه، محل و مشتری است.

۴- کنترل روزانه میزان بدهی عوامل توزیع در دستور کار واحد مالی و فروش قرار گیرد بخصوص در زمان‌هایی که شرکت باید صورت‌های مالی خود را ارائه دهد.

۵- طبقه بندی میزان بدهی عوامل توزیع با توجه به گردش مالی آن‌ها انجام شود زیرا امکان دارد برخی از بدهکاران از مانده بالایی برخوردار باشند ولی از گردش پایینی هم برخوردار باشند که این امر مشکوک است.

۶- بازآموزی جهت قوانین مربوط به چک، رسید‌، و نحوه وصول هم برای کارکنان واحد مالی و هم برای کارکنان واحد فروش در نظر گرفته شود.

۷- نسبت به چک‌هایی که ۱۰ روز از تاریخ وصول آن‌ها گذشته ولی پاس نشده بسیار سخت‌گیر باشد حتی با وجود تضمین امکان ایجاد مشکل برای شرکت وجود دارد.

۸- اعتبار سنجی دوره‌ای برای مشتریان بخصوص خرده فروشان به‌ صورت سه ماه یک‌ بار با فرمت خاصی که هم فروشنده و هم سرپرست فروش و هم مدیر مالی تائید کرده باشد انجام شود.

۹- شناسایی مشتریان بدحساب در سیستم فروش امری حیاتی برای تداوم فعالیت شرکت می‌باشد.

۱۰- از فروش هیجانی بخصوص در پایان سال برای مشتریانی که از رفتار مالی خوبی در طی یک سال برخوردار نبوده‌اند، آگاه و هوشیار باشید، معمولاً فروشندگان برای پوشش پورسانت امکان معامله با این مشتریان را دارند.

۱۱- به میزان برگشتی کالا از بازار توجه خاصی داشت و به‌ صورت روزانه گزارش آن چک شود، بخش زیادی از سود ازدست‌ رفته ناشی از عدم مدیریت فروش این کالاها می‌ باشد.