مدیرانی که بر تیمها نظارت میکنند معمولاً با چندین چالش مرتبط با بهرهوری و ارتباطات روبرو هستند. دانستن چگونگی شناخت این چالش ها و رسیدگی به آنها به افزایش اعتماد به نفس و توانایی مدیر برای رهبری یک تیم کمک می کند. در این مقاله به رایج ترین چالش های مدیریت کارکنان و راه های غلبه بر این چالش ها می پردازیم.
در اینجا برخی از مهم ترین ضعف های مدیریتی با آن مواجه هستند و نحوه غلبه بر آنها آورده شده است:
- کاهش سطوح عملکرد
- کم کار بودن
- عدم ارتباط
- کار تیمی ضعیف
- فشار برای اجرا
- عدم وجود ساختار
- مدیریت زمان
- پشتیبانی ناکافی
- شک و تردید
- کارمندان مشکل
- انتقال از همکار به مدیر
- فرهنگ ضعیف در محل کار
- کاهش سطح عملکرد
یکی از مهم ترین ضعف های مدیریتی کارمندان ممکن است دوره های زمانی را تجربه کنند که در آن به اندازه معمول بهره وری نداشته باشند. کاهش بهره وری گاهی اوقات می تواند بر دیگر اعضای تیم و اهداف کلی تأثیر بگذارد و کمک به کارکنان برای احساس انگیزه مهم می شود.
مدیرانی که به طور مداوم فرآیندها و رویه های درون شرکت را بررسی می کنند، می توانند کارایی را افزایش دهند. تجزیه و تحلیل گردش کار را برای بررسی سیستم های فعلی خود و بازسازی مناطق ضعیف انجام دهید. راه دیگر برای مقابله با این چالش، پرسیدن سوال و ارائه راه حل برای مشکلات آنهاست. جلسات یک به یک فرصت بسیار خوبی برای مدیران فراهم می کند تا ساعات کاری و انتظارات مربوط به بهره وری کار را مجدداً برقرار کنند.
- کم کار بودن
یکی از ضعف های مدیریتی مدیران باید تشخیص دهند که زمان استخدام یکی دیگر از اعضای تیم برای کمک به انجام مسئولیتها در بخش خود فرا رسیده است. از آنجایی که فرآیند استخدام وقت گیر است، کمک گرفتن از سایر مدیران و متخصصان منابع انسانی هنگام تعقیب یک نامزد جدید مفید است.
در صورت نیاز، هنگام ایجاد شرح شغل، مصاحبه با متقاضیان و انتخاب فرد مناسب برای نقش مورد نظر کمک بخواهید. در نظر بگیرید که متقاضیان یک نمونه آزمون کار را تکمیل کنند تا به شما کمک کند بهترین مناسب را برای تیم خود تعیین کنید.
- عدم ارتباط
یکی دیگر از مهم ترین ضعف های مدیران هنگام نظارت بر تیمها با آن مواجه هستند، اطمینان از ارتباط مؤثر است. از آنجایی که هر یک از اعضای تیم دارای شخصیت متفاوتی است، هر از گاهی فرصتی برای ارتباط نادرست وجود دارد.
فرکانس ارتباطات را افزایش دهید تا مطمئن شوید که کارکنان دقیقاً می دانند که شما از آنها چه انتظاری دارید و چه زمانی برای تکمیل آن نیاز دارید. استانداردهایی را دوباره تعریف کنید که اهداف و مقاصد تیم شما را تقویت می کند. پیاده سازی یک پلت فرم پیام رسانی برای محل کار را در نظر بگیرید که به همه اجازه می دهد سریع با هم ارتباط برقرار کنند. اگر یک شکل تماس را بر دیگری ترجیح می دهید، به آنها اطلاع دهید.
- کار تیمی ضعیف
گاهی اوقات، زمانی که کارمندان زمان زیادی را صرف انجام وظایف فردی می کنند، ممکن است تمرکز خود را بر همکاری از دست بدهند. برای برقراری مجدد کار گروهی، مدیران باید هدف یک پروژه را دوباره بررسی کنند. مدیرانی که برای قدردانی از تلاشهای تیمشان وقت میگذارند و هدف کارشان را روشن میکنند، معمولاً سطوح بیشتری از انگیزه را مشاهده میکنند.
اعضای تیم خود را به شرکا تقسیم کنید تا فرصتی برای همکاری با شخصی برای یک پروژه خاص داشته باشند. تمرینات تیم سازی راه عالی دیگری برای کمک به همه برای یادگیری نحوه کار بهتر با یکدیگر است. محتوای تمرینهای خود را حول چالشهایی که تیمتان با آن مواجه است، قرار دهید. به عنوان مثال، اگر آنها نیاز به شناخت بهتر یکدیگر دارند، روی ایجاد رابطه تمرکز کنید.
- فشار برای انجام
برخی از مدیران، به ویژه مدیران جدید، از همان ابتدای کار احساس می کنند برای رسیدن به عظمت تحت فشار هستند. اگر اغلب در مورد موقعیت رهبری خود احساس استرس می کنید، زمانی را برای بررسی مجدد دلایل استخدام خود در این شغل اختصاص دهید. بدانید که رهبران از تجربیات و اشتباهات درس می گیرند. در حالی که برنامه ریزی کمک می کند، احتمالاً با موقعیت های غیرمنتظره ای روبرو خواهید شد. روشی که برای حل تعارض ها و واکنش به چالش ها انتخاب می کنید نشان دهنده توانایی شما برای رهبری است.
- عدم وجود ساختار
یکی از چالش های رایجی که مدیران در محیط کار با آن مواجه هستند، نبود ساختار است، به ویژه هنگام نظارت بر یک تیم جدید. بسته به محیط کار، برخی از تیم ها ممکن است نیاز به نظارت دقیق تری نسبت به سایرین داشته باشند تا سطح بهره وری را حفظ کنند.
برای ایجاد یک ساختار سازمانی که به کارکنان کمک می کند تا بدانند از آنها چه انتظاری دارید، وقت بگذارید. علاوه بر این، برای تشویق وفاداری به تیم خود احترام بگذارید.
- مدیریت زمان
از آنجایی که مدیران مسئول نظارت بر اعضای تیم خود و برقراری ارتباط با سایر روسای بخش هستند، معمولاً با ایجاد تعادل در وظایف خود مشکل دارند. یکی از راههای اولویتبندی مسئولیتهای کاری خود، برنامهریزی زمانی در طول روز برای انجام کارهای خاص است. به تیم خود اجازه دهید از زمان هایی که در دسترس آنها هستید و زمان هایی که قصد دارید روی کار خود تمرکز کنید، مطلع شوید. به طور منظم تقویم خود را به روز کنید و آن را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا بدانند چه زمانی می توانند به شما دسترسی پیدا کنند.
- پشتیبانی ناکافی
مدیران گاهی اوقات قبل از ادامه پروژه نیاز به تایید تیم اجرایی یک شرکت یا صاحب کسب و کار دارند. هنگامی که فرآیند تصمیم گیری بیش از حد انتظار طول بکشد، ممکن است پیشرفت تیم آنها را به طور کلی کند کند. مهمترین کاری که باید در این شرایط انجام دهید این است که با اعضای تیم خود صادق باشید. به آنها اطلاع دهید که منتظر اطلاعات تیم اجرایی هستید و در صورت امکان به آنها اجازه دهید روی پروژه های دیگر کار کنند. سعی کنید برای تسریع پیشرفت، با تصمیم گیرنده هماهنگی کنید.
- شک و تردید
تیمها معمولاً هنگامی که احساس میکنند از سرپرستان خود فاصله گرفتهاند، شفافیت مدیریت را زیر سؤال میبرند، بهویژه اگر کارمندان خاصی احساس کنند که کار بیشتری نسبت به دیگران انجام میدهند. وقتی افراد احساس می کنند که جزئی از برنامه نیستند، سطح اعتماد آنها به خطر می افتد. ارتباط شفاف و تعاملات صادقانه در بیشتر موارد به رفع شک و تردید کمک می کند زیرا باعث ایجاد اعتماد بین کارمند و مدیر می شود. وقتی وظایفی را محول می کنید، توضیح دهید که چرا آن را محول کرده اید و چگونه به هدف کلی کمک می کند.
- کارمندان مشکل
گاهی اوقات، مدیران بر کارکنانی که باعث ایجاد تنش در محل کار می شوند نظارت می کنند. دانستن نحوه رسیدگی صحیح به هر موضوعی قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ، یکی از چالش های رایج مدیران است. برای رفع نگرانیهای خاص، از اعضای تیم خود بازخورد درخواست کنید تا در مورد مشکلاتی که ممکن است در تکمیل کار یا برقراری ارتباط با اعضای تیم داشته باشند مطلع شوید.
هر پیشنهاد عملی را اجرا کنید تا نشان دهید که به صحبت های تیم خود گوش می دهید. زمانی را برای گوش دادن به نگرانی های آن ها اختصاص دهید و در مورد آن موقعیت چه می توانید پیدا کنید. اگر مطمئن نیستید که چه کاری باید انجام دهید، از یک متخصص منابع انسانی در شرکت خود پشتیبانی بگیرید. آموزش آنها از حل تعارض و سایر جنبه های روابط کارکنان پشتیبانی می کند.
- انتقال از همکار به مدیر
افرادی که در محل کار ارتقا می یابند اغلب خود را مدیریت همکاران قدیمی می بینند. این وضعیت ممکن است در ابتدا احساس ناخوشایندی داشته باشد، اما با گذشت زمان و رهبری مناسب، ممکن است موضوع کمتر شود. از اعضای تیم اطمینان حاصل کنید که برای حمایت از تلاشهای آنها حضور دارید و اطمینان حاصل کنید که همه چیزهایی را که برای رسیدن به اهدافشان نیاز دارند، دارند. ممکن است کمی بعد از انتقال جلسه ای داشته باشید که در آن به تغییر نقش ها بپردازید و به اعضای تیم خود اجازه دهید هر گونه سوالی را بپرسند.
- فرهنگ ضعیف محل کار
هنگامی که تیم ها احساس می کنند با بقیه محل کار ارتباط ندارند، ممکن است انگیزه آنها کاهش یابد. تیم هایی که احساس می کنند بخشی از یک گروه بزرگتر هستند، اعتماد و اعتماد بیشتری را تجربه می کنند. یکی از راههای ترویج فرهنگ کاری قوی، برنامهریزی برای ناهار و پاداش دادن به کارکنانی است که فراتر از انتظارات هستند.
نویسنده:
رضا سلیمی
مدیربازاریابی و فروش
مدرس و مشاور صنعت پخش
